Production · Fiche de contrôle
Préparer une rooming list utile et limitée aux besoins du séjour
La rooming list organise une attribution de chambres. Elle doit rester cohérente avec le séjour confirmé, avec une version identifiable et une circulation maîtrisée.
Publié le . Méthode éditoriale à adapter à votre produit et à votre organisation. Source de référence : CNIL : minimiser les données collectées, consultée le 4 octobre 2026.
Définir ce que la fiche doit permettre de vérifier
Séparez la demande commerciale du groupe, l’inventaire confirmé et la liste d’attribution. Un nombre de chambres disponible ne détermine pas automatiquement qui occupe chacune d’elles. La liste doit permettre de vérifier dates, catégories, occupation et changements sans devenir un dossier complet sur chaque voyageur. Préparez les règles de mise à jour avant de multiplier les pièces jointes.
La CNIL rappelle que les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire. Appliquez ce principe à la finalité réelle de la liste et au destinataire. Les informations médicales ou les copies de documents ne doivent pas être ajoutées à un tableau ordinaire par commodité ; les besoins particuliers relèvent du processus approprié à l’organisation.
Huit champs à rapprocher de leurs preuves
Gardez la source et la date de vérification à côté des informations collectées. Sur téléphone, les contrôles se lisent en cartes.
8 contrôles à vérifier.
Choisissez un état après examen des preuves. Les états sont conservés pour cette session du navigateur ; ils ne sont pas transmis au site. L’export reprend vos choix, sans certifier le dossier.
Votre suivi prêt à conserver
Téléchargez le fichier ou sélectionnez le texte pour le copier. Cet aperçu correspond aux états au moment de l’export ; préparez-le à nouveau après une modification.
Télécharger le fichier texte| Champ | À collecter | Test ou rapprochement | État de mon contrôle |
|---|---|---|---|
| Séjour | Établissement, référence groupe et dates communes ou individuelles. | Rapprocher les nuits attribuées de celles confirmées ; repérer arrivées anticipées et départs différés. | |
| Inventaire | Catégories et quantités confirmées, lits et occupation autorisée. | Contrôler le total par nuit ; ne pas remplacer une catégorie par une autre sans accord. | |
| Attribution | Identifiant de ligne et informations strictement nécessaires au destinataire. | Retrouver chaque occupation sans ajouter une colonne personnelle sans finalité définie. | |
| Occupation | Adultes, enfants et besoins de couchage acceptés. | Rapprocher les règles d’occupation du produit réservé ; traiter les cas limites explicitement. | |
| Version | Numéro de version, date et statut de validation. | Identifier la dernière liste acceptée et retirer les versions remplacées du circuit opérationnel. | |
| Changement | Lignes modifiées, auteur et confirmation attendue. | Transmettre un différentiel compréhensible puis rapprocher le retour de l’hôtel. | |
| Diffusion | Destinataires autorisés et canal prévu pour la liste. | Vérifier qu’un export public ou un dossier partagé largement ne contient pas les attributions nominatives. | |
| Fin d’usage | Responsable et règle de conservation adaptée à la finalité. | Prévoir la revue de conservation sans inventer une durée universelle pour tous les dossiers. |
Trois erreurs qui fragilisent le dossier
- Réutiliser une liste d’un précédent groupe comme modèle sans retirer les données personnelles. Un modèle vierge suffit à conserver la structure.
- Numéroter les chambres physiques avant attribution par l’hôtel. Une catégorie réservée et un numéro opérationnel sont deux informations distinctes.
- Envoyer une nouvelle pièce jointe sans expliquer ce qui change. Le destinataire risque de conserver deux répartitions concurrentes.
Transmettre un résultat exploitable
Remettez une liste versionnée, un résumé des totaux par nuit et la liste des décisions encore ouvertes. Faites confirmer les changements qui affectent l’inventaire ou les prestations. Le document transmis à l’établissement doit correspondre à son besoin ; la synthèse de pilotage peut utiliser des références non nominatives. Nommez le responsable de la dernière validation et organisez la fin d’usage des copies. Le registre de contrôle conserve les résultats, pas une duplication de toutes les données des voyageurs.
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Questions fréquentes
Faut-il mettre le numéro de chambre ?
Seulement lorsqu’il est utile et confirmé dans le processus de l’établissement. L’attribution d’une catégorie n’autorise pas à inventer un numéro.
Peut-on mettre tous les besoins particuliers dans une colonne ?
Évaluez la nécessité, la sensibilité et le destinataire. Une liste largement diffusée n’est pas un canal adapté à toutes les informations.
Comment savoir quelle version fait foi ?
Attribuez un statut et une version explicites, puis rapprochez la validation du destinataire. La date du dernier fichier reçu ne suffit pas toujours.
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